摘要：后勤工作是博物馆各项工作运转的基础和保障。本文对湖北省博物馆免费开放前后后勤管理及运行、管理 模式及运行保障措施进行阐述，在此基础上思考湖北省博物馆后勤管理今后的发展方向。
关键词：博物馆后勤管理；运行保障；湖北省博物馆
后勤工作是博物馆各项工作运转的基础和保障，大致分为对内服务和对外服务两个方面，其中对内服务包括馆内各部门所需的各项后勤保障，如物资采购、水电供应、环境卫生、设备维修等。对外服务包括与区街政府打交道，与各行业如供电公司、城管、环卫、绿化、亮化办公室等部门交往，解决日常发生在单位内外交往中涉及的行政后勤事务问题。
湖北省博物馆后勤工作的主要职能是 ：负责财产物资的采购及监管资产使用情况 ；负责全馆房屋建筑物、公共设施设备的修缮及维护 ；负责电力电器设备、给排水设备、空调设备、电梯设备等日常运行 ；负责管理实施环境绿化、景观亮化、展区及办公区保洁等工作；负责完成街区政府部署的各项工作 ；配合临展及各种活动 ；负责职工的信函、报刊等收发与其他后勤保障工作。
由后勤部的职能所决定，其工作人员按物资采购、仓库保管、房屋设施维修、报刊信函收发、设备运行值班、保洁绿化监管等职能分别设岗，有效地保证了博物馆各项工作的顺利展开。
一、后勤管理及运行
（一）物资采购及资产管理
博物馆物资采购及资产管理是传统后勤部门的主要工作，大致由物资采购管理、固定资产管理和材料及低质易耗品管理等组成。
1. 物资采购
免费开放前，湖北省博物馆的资金来源除部分为财政拨款外，另有相当一部分是门票收入，资金使用的自主性较大，因此之前的物资采购供应工作操作起来相对较简捷，除少量实行政府采购外，大多自行采购，一般配备一个专职人员即可。
2. 固定资产管理
固定资产是指使用期限超过一年，一般设备单位价值在 1000 元以上，专用设备在 1500 元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。湖北省博物馆的固定资产归口由后勤部统一管理，后勤部指派专职采购员、保管员、技术人员负责固定资产的添置、验收、登记、领用、库存、保管、淘汰、报废等具体操作。
3. 材料及低质易耗品管理
其他物资是指除固定资产以外的低值易耗品、材料、物资等。其他物资的购买、验收入库、保管、发放由后勤部指派专人各司其责。
实施免费开放后，由于经费来源全部是财政拨款，采购方式受到政府采购程序要求的严格限制，操作过程较复杂且采购周期较长，打破了以前部门需要即提出申请，后勤部接到申请报告即采购的惯例，要求各部门物资需求的申请报告必须至少在一个采购周期前提交后勤部分类汇总，按照采购物品类别和采购金额大小，通过财务部门向政府采购办申报“单一来源”“单位自行询价”“政府代理机构询价”“政府代理机构招标”“政府代理机构竞争性谈判”“单位在政府指定供应商中购买”等不同采购方式。根据政府采购办下达的采购批准函，向政府代理机构或供应商提供准确的产品技术参数及质量要求等相关资料，确定供应商后与之签订供货合同，督促供应商按时按质供应商品。供货完毕后，后勤部还需按照以上不同采购方式做好《采购执行确认报告》《采购验收报告》等系列文件报政府采购办办理付款手续。
（二）修缮与维护
湖北省博物馆总用地面积 8.5 万平方米，总建筑面积 11.4 万平方米，其中展览面积 3.6 万平方米，极具鲜明时代风格和荆楚文化内涵，是武汉市一座光彩夺目的标志性建筑。其场馆按照南馆、北馆以及东、西两个独立展馆的格局进行总体布局。建筑风格体现了“中轴对称、一台一殿、多台成组、多组成群”的高台建筑布局和“高台建筑、多层宽屋檐、大坡式屋顶”等楚式建筑风貌。还有设备楼、武警营房、值勤哨所、老宿舍区等组成湖北省博物馆全部建筑群。
公共设施包括广场、地面停车场、地下停车场、馆区道路、临时库房、围栏、路灯线杆等，以及各种为博物馆配套的服务设施。
房屋及公共设施的修缮与维护亦是后勤部日常最为重要的工作之一，根据博物馆的实际状况，我们将维修工作分为大型维修和常规的小型维护两种，用不同的方式处理。
大型维修与制作 ：大型设施建设与固定资产制作按照政府采购要求，由后勤部提供预算、技术参数、质量要求等，通过财务部门报财政批准后公开招标进行，程序相对复杂，任务完成的时间较长，但合乎规范。
小型维护维修 ：小型设施的建设改造与制作维修由使用部门（或管理部门）根据工作需要拟定申请报告，报馆领导批准后，由后勤部根据金额大小决定自行组织人员、自行询价、自行议标等不同方式进行，操作程序相对简单，能够比较快速地落实。
（三）设备运行
1. 设备楼的运行、维修与保养
湖北省博物馆建设有独立的设备楼，安置有供电、供水、燃气等一系列大型设备。其主要供电设备包括 10KV双回路高压进线、高压配电柜 18 台、干式变压器 8 台、抽屉式低压柜 8 组等 ；给排水设备包括生活水泵 2 台、补水泵 2 台、排污泵 6 台，馆区内给排水设备共计排污泵 25 台、排水泵 139 台 ；中央空调设备包括控制柜 5 台、冷水机组 4 台、燃气热水锅炉 4 台，卧式机组 4 台、立柜式机组 6 台、吊式机组 72台、吊式风机盘管 9 台、冷却泵 3 台、冷冻泵 3 台、冷却塔 4 台等。展区及办公区的箱式电梯 20 台、手扶梯 12 台，分体空调、柜机空调约 200 余台等。
免费开放后，随着三期扩建工程建成并开放，所有设备全部投入使用，后勤部设备楼原有人员配置无论是数量还是技术上都无法满足如中央空调、电梯等大型专业设备的运行及维护保养工作的的需求。为了确保这些专业设备的正常运行，我们将设备运行与维保工作以政府招标为主的方式分别外包给有相应资质的专业公司。
2. 中央空调系统的维修保养
湖北省博物馆的燃气锅炉与中央空调系统等设备的维修保养严格按照政府招标采购的方式进行，明确要求承担维保的单位有行业二级以上资质，有详细的设备运行维护操作规范及质量标准，经过政府招标采购确认的中标企业与湖北省博物馆签订工作合同，合同由维保对象、维保期限、承包方式、工作人员配备、付款方式、双方权利及义务、违约责任等构成。合同要求对省博物馆所有的中央空调、分体空调、冷却塔锅炉、水泵、电机等相关设备等进行定期检查与保养并保证其正常运行。
3. 电梯设备的维修保养
湖北省博物馆目前有主动扶梯 12部、厢式电梯 23 部，共 35 部电梯，采取服务外包方式进行维修保养。
（四）保洁、绿化、亮化与环境卫生
在楚文化馆、综合馆尚未建成之前，湖北省博物馆仅有编钟馆（现称临展馆）对外开放，保洁工作无法达到令人满意的专业水准，与专业化服务要求相距甚远。为使保洁质量上一个新台阶，给公众提供一个洁净的环境，在楚文化馆先期开馆时，我们将楚文化馆的保洁工作以包工包料的形式外包给有一定经验的专业清洁公司。在楚文化馆对外开放后，湖北省博物馆采用老馆老办法、新馆新办法维持博物馆展区的保洁工作，两种办法并行的结果是逐渐统一了大家的认识，积累了成功的经验。
随着湖北省博物馆一二期工程建成并免费对外开放，保洁范围及保洁工作量猛增。原有的保洁工作模式显然已不能满足免费开放与观众大量入馆的需求。因此我们在楚文化馆实施的经验在综合馆开馆时，被全面应用到各展馆、广场、停车场等展区和部分办公区。为此，我们严格按照政府招标的要求与专业保洁公司签订了服务合同，保洁服务合同由项目名称、承包方式、服务范围、服务期限、工作程序、服务标准、承包费用、结算方式、双方权利及义务、违约责任等组成。保洁服务更规范更精细化了。
为应对三期全面建成并免费对外开放的新形势，后勤部门连同保洁公司专门编制了《湖北省博物馆日常保洁计划书》，其主要内容包括 ：日常保洁区域内的人员配备、保洁管理人员岗位职责、保洁管理执行情况、日常保洁程序及执行标准、服务质量承诺及员工手册等，从制度上来加强规范，强化保洁服务质量和场馆环境卫生。
二、后勤管理运作模式与保障措施
免费开放后，湖北省博物馆在后勤管理的运作模式和保障措施方面做了一些积极的探索，特别体现在服务理念与观念的更新上，一改传统的博物馆后勤服务封闭式自我服务模式，逐步向建立在专业分工协作基础上转化，使后勤服务与社会服务行业相互交流，逐步接轨，向社会化的服务体系迈出了一大步，使之与建立服务型博物馆的要求相适应。
（一）专业化、社会化服务
保洁、绿化、设备维保等项后勤工作的服务外包，把博物馆后勤服务方式从供给制的形式摆脱出来，后勤服务产品不再由不计成本、不讲核算的无偿供给形式提供，而是要通过市场行为的方式来完成。目前，湖北省博物馆保洁服务、绿化维保、空调维保、供电维保、电梯维保、房屋零星维修、消杀服务等按照专业化分类进行政府采购招标，由专业公司提供专业化维保服务。
（二）规章制度、操作规程与应急预案
博物馆后勤保障的规章制度、操作规程、应急预案，是确保博物馆后勤服务正常运转到位的制度保证，表现在财产物资管理和房屋维修上，要多用制度管理，必须重视建立必要的规章制度 ；在运行值班方面，要细化操作规程，按操作规程行事 ；又由于后勤部门掌管的水、电、气等的使用频率最高，发生突发事件的几率亦太高，因此更需要制定一些必备的应急预案，以防万一。
根据有关规定，结合湖北省博物馆的实际情况，我们编制了《湖北省博物馆财产物资管理办法》，对本单位各种固定资产、低值易耗品及物资材料等财产物资的取得、使用、保管、报废及变价、出租等的统一管理和调配使用进行了规范。
严格按操作规程办事是确保全部后勤工作正常运转的前提条件，根据湖北省博物馆的特点，针对不同的情况，我们相继编制了《燃气锅炉及报警器操作规程》《供电设备运行操作规程》《制冷机组岗位管理及操作规程》《手扶及箱式电梯操作规程》《厢式电梯紧急解救措施》等规范性文件，为设备楼的安全运行提供了可靠的保障。
博物馆后勤涉及的应急处理预案包括停电应急预案、燃气泄漏应急预案等。应急处理预案是应对突发事件，以控制事故发展、降低事故损失的有效措施。为确保博物馆正常的秩序，保证一旦出现停电或临时停电事故能够得到及时妥善的处理，按照统一指挥、分级负责、各司其职的原则，及时控制局面，努力将停电事故危害降低到最小程度。
（三）人员配备与队伍建设
博物馆免费开放后，后勤部的管理模式发生了很大的变化，逐步由封闭式自我服务模式向建立在由社会分工协作的基础上转化，引进专业服务已成为发展的趋势，如中央空调、电梯、日常保洁、绿化、展柜维保等服务工作都已经或正准备外包给专业公司，这些项目从合同签订前的方案制定、合同内容起草到合同签订后的监管执行、解决合同执行中出现的新问题等都需要一批懂技术、懂管理的人才。因此，后勤部现有的人员配置已跟不上时代的节拍，不再是需要仅能从事简单操作的一般工作人员为主，变化为需要以各种相应技术管理人才为主的人员结构模式，新的模式才能适应新的工作，才能与外包服务方密切配合，建立完善、严谨的运作系统以达到合作双赢的目的，才能成为博物馆对社会优质、高效服务的基本保证。
因此，注重人力资源的合理配置，加大专业人才的引进力度，培训现有人员使之尽快适应新的环境和到达新的岗位成为十分紧迫的问题。
三、湖北省博物馆后勤管理发展方向
（一）健全后勤管理制度体系
博物馆后勤管理工作开展的基础需要健全的制度体系作为支撑，通过制度来严格规范后勤办事流程极为必要。随着湖北省博物馆三期扩建工程建成并开放，一二期老馆改造也将于2024 年 12 月 31 日前完成并投入使用，标志着湖北省博物馆基建项目彻底完成。目前，后勤管理涉及的工作内容或多或少都制定了相应的制度、规范等，但未形成体系。为了实现建设“中国特色、世界一流”博物馆的战略目标，后勤管理制度体系建设成为重点。通过前期经验积累和相关制度规范的试行，湖北省博物馆后勤管理制度体系建设将分门别类进行梳理整合，形成《湖北省博物馆后勤管理工作流程与制度手册》，包含办公用品管理、资产设备管理、房屋管理、后勤招标采购管理、供电设备管理、保洁服务管理、环境卫生管理、安全管理、后勤人员管理、后勤信息管理等。
（二）提高后勤管理队伍素质
后勤管理队伍建设和队伍素质提升是博物馆事业发展有序推进的基础。博物馆后勤管理工作能否顺利开展离不开高素质、专业化后勤管理队伍。目前湖北省博物馆后勤工作人员在编在岗职工 11 人、派遣职工 2人。从学历来看，硕士研究生学历 3人（含专业机电专业人员 1 人），本科学历 5 人，专科学历 4 人，高中学历 1 人 ；从年龄结构来看，30 岁至40 岁的 3 人，41 岁至 44 岁的 2 人，45 岁 至 54 岁 的 6 人，55 岁 及 以 上2 人 ；从职称结构来看，副研究员 1人，馆员 3 人，助理馆员 3 人，高级工 2 人，中级工 2 人，其他 2 人。从学历、年龄、职称结构上来看，后勤管理队伍综合素质水平参差不齐，在一定程度上影响着博物馆后勤管理工作的开展效果。当前，湖北省博物馆后勤管理队伍建设要结合实际，对现有队伍组成人员分类别进行培养。以学促思，分批次组织业务骨干赴外地进行考察交流学习，拓宽眼界视野、学习先进经验、提高思考能力、激发内生动力 ；以训提能，通过参加高水平培训来提升业务 ；以干促效，鼓励年轻同志独自承担后勤单项工作，在实践中不断锤炼能力素质，检验工作质效。同时根据博物馆的长期发展战略目标和规划，注重人才引进，使后勤管理队伍年轻化、专业化。
（三）推行精细化管理理念
精细化管理“是一种把精细理念、文化融合到企业管理中，形成企业管理规范、规则、标准，并通过相关管理方法与工具落实精细化管理这种理念与文化的企业运营管控模式”。精细化管理虽然是一种企业管理理念，但是同样适用于博物馆后勤管理工作。
后勤管理工作作为博物馆的基础保障性工作，在“中国特色、世界一流”博物馆建设战略总目标下，要按照“保开放、保运转”的要求，制定切实可行的后勤管理工作目标 ；要按照“可行性、服务性”的原则规范后勤管理工作程序，确保工作流程简便有序 ；要按照“专业性、全面性”原则突出培训的作用 ；并结合日常或定期的检查考核来检验工作质量，营造公平公正、积极向上的工作氛围。
文章来源：摘自《文物天地》总第387期/湖北省博物馆七十周年纪念专辑
作者：赵明明
